So gelingt der Weg nach SAP S/4 HANA Cloud, private edition

Von Showstoppern und Boostern

Eine 2018 veröffentlichte Studie zeigt, dass sich Manager und SAP-Verantwortliche aus unterschiedlichen Branchen einiges von der Einführung von SAP S/4 HANA Cloud, private edition versprechen. 76 Prozent der Befragten gehen davon aus, mit der neuen ERP-Suite ihre Prozesse flexibler gestalten zu können. 68 Prozent geben an, den Forderungen aus den Fachbereichen nach besseren Abläufen nachkommen zu wollen. Und 57 Prozent erhoffen sich, dass die Einführung von S/4HANA dazu führt, dass das Unternehmen auch die übrigen SAP-Lösungen modernisiert. Trotz dieser grundsätzlich positiven Einstellung herrscht in der Praxis bislang allerdings eher Zurückhaltung. Das belegen Zahlen der DSAG von 2019. So haben lediglich 3 Prozent der teilnehmenden Unternehmen S/4HANA bereits im Einsatz, 5 Prozent planen die Einführung für dieses Jahr. In den kommenden drei Jahren wollen 39 Prozent den Umstieg durchführen, 30 Prozent zu einem späteren Zeitpunkt. Nur 6 Prozent sind derzeit noch der Auffassung, dauerhaft bei SAP ERP 6.0 bleiben zu können. All dies geht, leider, einher mit der Einschätzung der IT-Dienstleister, dass es in den kommenden Jahren zu massiven Beratungsengpässen kommen wird.

Dass Unternehmen sich nicht mit mehr Engagement an die Umstellung machen, obwohl ihnen die Vorteile bewusst sind, dürfte eine ganze Reihe von Gründen haben. Eine Rolle wird spielen, dass SAP ERP noch bis 2025 unterstützt wird. Es bleibt also gefühlt noch ewig Zeit – und die einmal getätigte Investition soll einen möglichst hohen Return bringen. Vermutlich haben viele Verantwortliche auch das Credo im Kopf, niemals ein laufendes System zu verändern. Die Prozesse werden zuverlässig und durchgängig abgebildet. Die User sind so zufrieden, wie User eben sein können. Und der Umstieg bringt zwangsläufig unvorhersehbare Herausforderungen mit sich. Was gibt es da zu gewinnen? Um ehrlich zu sein: eine ganze Menge! Von einem erheblichen Zugewinn an Effizienz, Transparenz und Flexibilität schon heute bis zur Chance, innovative Angebote für die Kunden zu kreieren und so das Business zu forcieren. Und die befürchteten Herausforderungen? Die gibt es zwar. Sie lassen sich aber hervorragend meistern, wenn über ein paar Punkte Klarheit besteht.

Ist die erste Hürde genommen und die Entscheidung für die On-Premises-Variante gefallen, steht direkt die nächste Frage im Raum: Wie soll SAP S/4HANA Cloud, private edition eingeführt werden? Grundsätzlich gibt es dafür zwei Wege. Entweder wird S/4HANA im Rahmen eines Greenfield-Ansatzes komplett neu eingeführt. Oder das bestehende SAP ERP wird nach SAP S/4HANA Cloud, private edition konvertiert – das ist der Brownfield-Ansatz. By the Way: Eine Conversion in die SAP S/4HANA Public Cloud ist nicht möglich. Hier wird das System immer neu eingeführt – mit allen Vor- und Nachteilen.
Seine spezifischen Stärken und Schwächen haben das Greenfield- und das Brownfield-Vorgehen. Allerdings besteht eine eindeutige Präferenz für den Brownfield-Weg. Aufgrund unserer Erfahrungen in zahlreichen Projekten gehen wir davon aus, dass mindestens zwei Drittel der mittelständischen Unternehmen, die SAP im Einsatz haben, die Conversion bevorzugen. Ursächlich dafür dürfte sein, dass die Befragten mit einem geringeren Aufwand und mit geringeren Kosten rechnen – vermutlich auch damit, dass sich für die User auf diese Weise weniger mit einem großen Big Bang ändert. Und tatsächlich trifft das üblicherweise auch zu. Brownfield funktioniert aber nicht immer. Vor allem zwei Umstände können sich als Showstopper erweisen:

  • In SAP ERP werden gewisse Funktionen genutzt, die sich nicht deaktivieren lassen – was für eine Conversion aber erforderlich wäre.
  • In SAP ERP werden bestimmte Add-ons genutzt, die nicht kompatibel mit SAP S/4 HANA Cloud, private edition sind, sich aber auch nicht entfernen lassen.

Darüber hinaus gibt es einige Punkte, die dem Brownfield-Vorgehen aus technologischer Sicht zwar nicht im Weg stehen, die aus struktureller und prozessualer Sicht aber gegen die Conversion sprechen. Brownfield ist in diesen Fällen möglich, Greenfield aber sinnvoller. Das gilt vor allem, wenn:

  • die durch das System abgebildeten Prozesse stark optimiert werden sollen.
  • das aktuelle System eine höhere Anzahl an Prozessen redundant abbildet bzw. eine höhere Anzahl an Funktionen redundant bereitstellt.
  • das aktuelle System sehr viele Prozesse abbildet oder Funktionen bereitstellt, die nicht (mehr) benötigt werden.
  • das aktuelle System absehbar nicht den Anforderungen der Zukunft genügt.

Zwar ließen sich all diese Punkte auch nach einer Konvertierung nach SAP S/4 HANA Cloud, private edition angehen. Der Aufwand dafür übersteigt dann aber schnell den Aufwand, den eine Greenfield-Einführung bedeutet. Hinzu kommt, dass die Arbeit im Bestand ab einem gewissen Grad an Korrekturen nie zu so sauberen Ergebnissen führt, wie eine systematische Neueinführung. Grundsätzlich gilt aber: Sind Unternehmen mit ihrem System in der aktuellen Ausprägung weitestgehend zufrieden und könnten es so auch noch in fünf Jahren nutzen, dann ist das ein sehr starker Indikator für eine Brownfield-Konvertierung.

Grün und Braun sind nur zwei von vielen Farben. Das lädt geradezu dazu ein, sich weitere Wechselvarianten auszudenken, sie mit einer Farbe zu versehen und dann als die optimale Möglichkeit anzubieten. Aus unserer Sicht ist das nicht besonders zielführend. Denn es führt kein Weg daran vorbei: Jedes Unternehmen muss sich entscheiden, ob es mit dem alten System weitermacht oder ein neues System aufsetzt. Dazwischen gibt es nichts. Ein bisschen Neu-Implementierung und ein bisschen Conversion funktioniert nicht.
Dafür funktioniert aber ein pragmatisches Vorgehen im Projekt. Für uns bedeutet das: Wir setzen für ein Unternehmen nur so viel um, wie nötig ist. Und nicht so viel, wie möglich wäre. Das führt zu einem System, das perfekt zum jeweiligen Unternehmen passt. Zum anderen bleibt der Aufwand im Rahmen. Das beginnt schon im Vorfeld. So verzichten wir auf umfangreiche Fit-to-Standard-Vorprojekte, es sei denn, sie sind wirklich notwendig. In den allermeisten Fällen reicht aber eine gut vorbereitete Bestandsaufnahme vollkommen aus, um einen Projektplan bis zur Conversion zu erstellen. Inklusive aller Aufwände, der zeitlichen Planung der einzelnen Arbeitsschritte und der Aufgabenverteilung.

Um den Umstieg weiter zu beschleunigen und möglichst viele Hürden frühzeitig zu beseitigen, sollten Unternehmen ein paar Booster kennen und nutzen:

  • Die aktuellen Prozesse, Funktionen und Testpläne sollten dokumentiert sein. So wird schnell deutlich, was unnötig ist, was optimiert werden sollte und was ergänzt werden muss.
  • Es sollte eine möglichst klare Vorstellung darüber bestehen, wie sich das Unternehmen in Zukunft entwickeln wird. So ist es möglich, künftige Anforderungen zu antizipieren und diese bei der Umstellung zu berücksichtigen.
  • Ein gut gepflegtes, halbwegs aktuell gehaltenes System, in dem regelmäßig archiviert wird, minimiert die Anzahl und die Komplexität der anfallenden Vorprojekte.
Webinar-Aufzeichnung: S/4HANA Readiness Check – Wie bereit ist Ihr Unternehmen für S/4HANA?
Webinar-Aufzeichnung: S/4HANA Readiness Check – Wie bereit ist Ihr Unternehmen für S/4HANA?

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Webinar-Aufzeichnung: S/4HANA Conversion – Ihr effektivster Umstieg auf SAP S/4HANA Cloud, private edition
Webinar-Aufzeichnung: S/4HANA Conversion – Ihr effektivster Umstieg auf SAP S/4HANA Cloud, private edition

Die Umstellung auf SAP S/4HANA Cloud, private edition bietet Sicherheit und eine Basis für neue Technologien, bringt jedoch bedeutende Herausforderungen für Ihr Unternehmen mit sich.

Checkliste: Wo stehen Sie vor einem Wechsel nach SAP S/4HANA?
Checkliste: Wo stehen Sie vor einem Wechsel nach SAP S/4HANA?

Die Umstellung auf SAP S/4 HANA Cloud, private edition ist komplex und wird häufig unterschätzt. Um den Wechsel in Angriff zu nehmen, ist es wichtig zu wissen, wo Sie stehen. Mit unserer Checkliste finden Sie das schnell und einfach heraus.

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