Prozessanalyse mit SAP Signavio

Effizientere Prozesse dank richtiger Prozessanalyse: Ein Beispiel aus der Praxis

Punkt

Stehen Sie manchmal vor der Frage, ob Ihre Prozesse effizient genug sind? Gerade bei komplexen End-to-End-Prozessen wie Order-to-Cash oder spezifischen Teilprozessen wie Auftrag bis Auftragsbestätigung können sich ineffiziente Abläufe und versteckte Kosten als erhebliche Belastung entpuppen. Kosten, die gerade in Zeiten der schlechten Konjunktur teilweise bis zu sechsstelligen Beträgen Ihr Unternehmen Jahr für Jahr kosten. Doch wie lassen sich solche Schwachstellen sichtbar machen und nachhaltig optimieren? Die Prozessanalyse mit SAP Signavio bietet hier eine leistungsstarke Lösung: Mit datengetriebenen Analysen, interaktiven Dashboards und KI-gestützten Optimierungsvorschlägen hilft SAP Signavio, Engpässe und Ineffizienzen systematisch zu identifizieren und gezielt zu verbessern.

Hier setzt unser Prozessworkshop an um Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Ein strukturierter Ansatz, der Prozesse aufdeckt, Schwachstellen identifiziert und klare Handlungsempfehlungen liefert. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt folgendes Beispiel aus einem Fertigungsunternehmen: 

Frachtkostenkalkulation – Einsparpotenziale sichtbar gemacht durch Prozessanalyse

Bei einem deutschen Unternehmen aus der Fertigungsbranche, das wir kürzlich beraten haben, zeigte sich eine typische Herausforderung: Die Frachtkosten wurden erst nach der Auslieferung berechnet, da Maße, Gewicht und Spediteur erst zu diesem Zeitpunkt feststanden. Doch dieser Prozess war zeitaufwendig und verursachte unnötige Kosten.

• Pro Lieferung wurden ca. 5 Minuten aufgewendet, was bei 6.500 Lieferungen jährlich Kosten in Höhe von 38.000 EUR verursacht. 

• Zudem führten unerwartet hohe Frachtkosten zu wöchentlich mindestens 2 Kundenbeschwerden, die jeweils 20 Minuten Bearbeitungszeit beanspruchten – weitere 1.000 EUR Kosten pro Jahr. 
  

In Summe also wurden fast 40.000€ für einen manuellen Prozess aufgewendet. 

Diese Prozessschwachstelle konnte mit Hilfe von Prozessanalyse und Neumodellierung mit SAP Signavio behoben werden. Aber wie erfolgt es nun im Detail? Nun das ganze beruht auf klar definierten drei Schritten: 

1. Workshop zur Prozessaufnahme
   Mithilfe bewährter Prozessanalyse-Methoden wurden die aktuellen Abläufe gemeinsam mit den Key-Usern und IT-Verantwortlichen analysiert. Hier kam insbesondere Process Mining mit SAP Signavio zum Einsatz, um die tatsächlichen Prozessabläufe sichtbar zu machen und mit idealen Abläufen zu vergleichen. Diese Visualisierung zeigt sofort auf, ob und wo Optimierungspotenziale bestehen. Zudem können gezielt Prozessanalyse-Tools eingesetzt werden, um tiefergehende Analysen durchzuführen.
   
2. Potenzialanalyse und Prozessmodellierung
   Bei der konkreten Analyse setzt man sich dann mit einzelnen Prozessschritten und KPIs auseinander. Man schaut sich genau den Prozessverlauf an, analysiert die Schwachstellen und vergleicht es mit möglichen Alternativen. Bezogen auf das Beispiel von oben ging es hier konkret um die Analyse der Schwierigkeiten bei der zeitaufwendigen Berechnung und die unklare Kommunikation der Frachtkosten wurden dokumentiert. 
   
3. Empfehlungen
   Nun gehts darum konkret mit dem Kunden die Prozessanpassung zu planen. Dabei entwickelten wir konkrete Vorschläge zur Verbesserung und ggf.  Automatisierung der Prozesse. In unserem Beispiel konnte die Frachtkalkulation komplett automatisiert werden und über ein Reporting die Informationsbereitstellung verbessert werden. Dadurch konnte der Zeitaufwand und Beschwerden deutlich reduziert werden. 
   

Ihr Nutzen zusammengefasst:

Unsere Methodik und die richtigen Tools schaffen nicht nur Transparenz in Ihren Prozessen, sondern decken versteckte Kosten und Verbesserungspotenziale auf. Das Ergebnis: Effizientere Abläufe, reduzierte Kosten und zufriedene Kunden.  Und das Beste: mit einem sehr überschaubaren Aufwand von 2-4 Tagen insgesamt haben Sie praktisch keine Risiken.    

Sind Sie bereit, Ihre Prozesse auf den Prüfstand zu stellen? 

In dieser Webinar Aufzeichnung zeigen wir mehr Details zu der Lösung.

Keine Zeit für’s Schauen? Kein Problem: in diesem Onepager haben wir alle wichtigsten Informationen zu unserem Prozessworkshop zusammengefasst.